ZAFLO Data Merge

1 · Začínáme

K čemu panel je, co potřebuje a jak ho otevřít.

ZAFLO Data Merge dělá totéž co vestavěný Data Merge v InDesignu, ale nekončí ve chvíli, kdy je sloučený dokument hotový. Vložené hodnoty si pamatují, ze kterého řádku přišly, takže vám panel kdykoli řekne, která cena je zastaralá, který text někdo v InDesignu ručně přepsal a který artikl z tabulky úplně vypadl.

Pracujete se dvěma věcmi: s datovým souborem (tabulkou) a se šablonou (vaším dokumentem v InDesignu, ve kterém jsou označená místa k vyplnění). Panel stojí mezi nimi.

Co budete potřebovat

Instalace

1. Dvakrát klikněte na soubor .ccx, který jste dostali. Creative Cloud panel nainstaluje.
2. Pokud InDesign běžel, restartujte ho.
3. Otevřete panel: nabídka Window › Extensions › ZAFLO Data Merge (v české verzi Okna › Rozšíření).

Ukotvěte ho, kam se vám hodí. Panelu svědčí šířka — je to tabulka, a čím víc sloupců vidíte, tím méně posouváte.

2 · Panel

Jedna procházka oknem. Všechno se tu později vrátí podrobně.

1. Datový zdroj — kterou tabulku mřížka ukazuje. Dokument jich může mít víc.
2. Šest tlačítek — přidat zdroj, odebrat ho, zkontrolovat změny hned, Field Mapping, Settings a ⋯, pod kterým je všechno ostatní.
3. Hledání a filtr — pište a najdete řádek; rozbalovací seznam zúží výpis na vložené, změněné, upravené nebo chybějící řádky. Červená tečka znamená, že něco není v souladu.
4. Preview — ukáže šablonu vyplněnou jedním záznamem, abyste se na ni mohli podívat. Šipky přepínají záznamy.
5. Check and Merge… — vytvoří sloučený dokument.
6. Záhlaví sloupců — kliknutím řadíte, tažením za pravý okraj měníte šířku, dvojklikem na okraj sloupec přizpůsobíte nejdelší hodnotě, dvojklikem na záhlaví zapíšete placeholder sloupce do dokumentu. Číslo v závorce říká, kolik hodnot sloupce je vložených. Hodnota oříznutá na okraji buňky se celá ukáže, když na ni najedete myší.
7. Buňky — samotná tabulka, barevně. Pravým tlačítkem na libovolné buňce otevřete nabídku toho, co s ní jde dělat.
8. Řádek pod mřížkou — co vybraná buňka obsahuje, co je v dokumentu a v jakém je stavu, obyčejnými slovy.
9. Tlačítka — Place, vložit placeholder, Update, Update All, Go to.
10. Stavový řádek — kolik je řádků a vložených polí, kolik jich není v souladu, kdy byl soubor naposledy zkontrolován a uložen.

Dvě zobrazení: placeholdery a data

Nad mřížkou jsou dvě záložky. Placeholders je jeden řádek na sloupec — jak se jmenuje, jakého je druhu a jestli už je jeho placeholder v dokumentu — a v tomhle zobrazení se staví šablona. Data je samotná tabulka s barvami stavů, pro chvíle, kdy jsou hodnoty vložené. Dokument, ve kterém nic vložené není, se otevře na Placeholders, dokument s vloženými hodnotami na Data, a jakmile si záložku vyberete sami, panel už ji nemění. Celá další sekce je o té první.

3 · Záložka Placeholders

Seznam toho, co šablona může obsahovat, a jestli to už obsahuje. Tady se šablona staví.

Ceník s osmi tisíci řádky neřekne o šabloně s devíti místy nic užitečného. Dokud tedy nic není vložené, panel ukazuje sloupce místo řádků: jeden řádek na sloupec, s placeholderem, který se má zapsat do dokumentu, a s počtem, kolik jich tam už je. Projděte seznam shora dolů, a když je každý řádek zelený, šablona je hotová.

1. Dvě záložky — Placeholders, dokud stavíte, Data, jakmile je něco vložené.
2. Placeholder — přesně to, co se pro daný sloupec zapisuje do dokumentu. Obrázek a QR kód mají zavináč, <<@Photo>>, protože je drží celý rámeček.
3. In the document — kolik míst má sloupec v dokumentu: << >> v textu, rámečky jím označené, rámečky pojmenované podle sloupce. Označený rámeček se počítá jednou, ať se hlásí kolika způsoby chce.
4. Nabídka — pravým tlačítkem na řádku otevřete vše, co jde s daným sloupcem dělat.

Rozšíření sloupců

Chyťte v záhlaví pravý okraj sloupce Column, Kind nebo Placeholder; kde se dá chytit, rozsvítí se čára. Sloupec In the document si vezme, co zbyde, takže seznam nikdy nemusí posouvat do strany. Dvojklik na okraj přizpůsobí sloupec nejdelšímu textu. Šířky se pamatují a záložka Data funguje stejně.

Zápis placeholderu do dokumentu

1. Klikněte do textu v dokumentu tam, kam patří — nebo vyberte rámeček, který má držet celou hodnotu; to potřebuje obrázek nebo QR kód.
2. Dvakrát klikněte na řádek v panelu.

Placeholder se zapíše a řádek zezelená. Je to totéž jako stisk << >> s vybraným sloupcem, a totéž jako dvojklik na záhlaví sloupce v záložce Data. Jedno Ctrl+Z (Cmd+Z) ho vrátí.

Nabídka na řádku

4 · Vaše první cenovka

Deset minut od tabulky ke sloučenému dokumentu. Udělejte to jednou a zbytek příručky se bude číst sám.

Co postavíte

Cenovku: kód, název, cena a fotka. Pět záznamů, pět cenovek na stránce.

Krok 1 — tabulka

Připravte XLSX s řádkem záhlaví a jedním řádkem na artikl:

Code bude klíč — sloupec, jehož hodnoty se nikdy neopakují. Právě ten spojuje hodnotu v dokumentu s řádkem v souboru, proto musí být jedinečný.

Krok 2 — import

1. Otevřete dokument v InDesignu.
2. V panelu stiskněte + (nebo ⋯ › Import Data Source…).
3. Vyberte soubor. Okno ukáže list, první řádky a sloupce.
4. Nastavte Key column na Code.
5. Stiskněte Import. Mřížka se naplní vašimi řádky. Import and Map… udělá totéž a rovnou otevře Field Mapping, kde nastavíte formát, druh a styly každého sloupce.

Krok 3 — příprava šablony

Nakreslete textový rámeček a napište do něj placeholdery, každý na jeden řádek. Můžete je napsat ručně, nebo dát textový kurzor tam, kam patří, a dvakrát kliknout na záhlaví sloupce v panelu:

<<Code>>
<<Name>>
<<Price>>

Pro fotku nakreslete prázdný obrázkový rámeček, vyberte ho, klikněte v panelu na sloupec Photo a stiskněte << >>. Rámeček se v panelu Vrstvy (Layers) jmenuje <<@Photo>>, takže je vidět, že je připravený.

Krok 4 — vyzkoušejte jeden záznam

Zaškrtněte Preview. Na stránce se přes šablonu ukáže první záznam; šipky přepínají další. Odškrtněte ho a šablona je zpátky. Nic se zatím nepropojuje — je to jen pohled.

Krok 5 — vytvořte sloučený dokument

1. Stiskněte Check and Merge…
2. Records to merge: All records.
3. Records per page: Multiple records per page. Columns a Rows nechte na 0 a panel vloží tolik záznamů, kolik se na stránku vejde; zaškrtnutím Preview on the page uvidíte výsledek na stránce dřív, než se cokoli vytvoří.
4. Save as: zvolte název souboru.
5. Create. Otevře se sloučený dokument s každým záznamem na svém místě.

5 · Import dat

Na co se import ptá, proč někdy odmítne a jak jedním kliknutím udělat z neuspořádané tabulky použitelnou.

Dvě podmínky

Od datového souboru se chtějí jen dvě věci a bez nich import nepokračuje:

Okno importu

Když import odmítne

Nikdy neřekne jen „chyba". Okno vypíše každý problém srozumitelně, s čísly řádků v Excelu, a opravy nabídne jako tlačítka:

Kdyby se měly vynechat všechny řádky, import se zastaví a řekne to, místo aby vám nechal prázdnou mřížku.

Texty, které znamenají „prázdné"

Exporty a kontingenční tabulky často zapíší do buňky, která má být prázdná, (blank) nebo (empty). Takové hodnoty se počítají jako prázdné. Seznam je v okně importu, Treat as empty, a jde rozšířit — česká kontingenční tabulka píše (prázdné), tak si ho tam dopište.

Víc datových zdrojů v jednom dokumentu

Dalším stiskem + přidáte další soubor — leták může mít jeden zdroj pro titulní stranu a jiný pro vnitřek. Rozbalovací seznam nahoře mezi nimi přepíná a každý má vlastní mapování a formáty. – zdroj z dokumentu odebere, i s jeho propojeními.

Nové načtení a kontrola

• ↻ přečte soubor znovu hned teď.
• Panel také sám kontroluje každých deset sekund (nastavitelné v Settings). Změněný soubor pozná podle obsahu, nejen podle času, protože přístup k souborům v InDesignu může hlásit čas pozdě.
• ⋯ › Re-import Data Source… se nejdřív zeptá na soubor — tentýž znovu, nebo soubor na další týden místo něj — a otevře okno importu s nastavením tohoto zdroje. Pro případ, že se změnila stavba souboru, nejen hodnoty. Zdroj pojmenovaný podle starého souboru dostane nové jméno.

6 · Příprava šablony

Čtyři způsoby, jak říct „sem patří cena". Použijte, co se hodí; v jednom dokumentu je jde kombinovat.

1 · Placeholdery v textu

Napište <<Price>> tam, kam hodnota patří. Takhle funguje Data Merge a takhle to očekává Create Merged Document, takže je to nejbezpečnější volba pro šablonu, která se bude slučovat.

Tři způsoby, jak ho dostat do dokumentu bez psaní:

• Dejte textový kurzor na místo, klikněte v mřížce na sloupec a stiskněte << >>.
• Dvojklik na záhlaví sloupce — placeholder se zapíše na místo kurzoru.
• ⋯ › Insert Placeholders for All Columns zapíše všechny najednou, každý na jeden řádek, pro rychlou stavbu šablony.

Název mezi lomenými závorkami je název placeholderu sloupce, který jde změnit ve Field Mapping — hodí se, když se sloupec v tabulce jmenuje ArtNr_2024_final a v dokumentu chcete <<Code>>.

2 · Holý název sloupce

Počítá se i rámeček, ve kterém je prostě slovo Price, pokud sloupec toho názvu existuje. Hodí se pro šablony, které postavil někdo jiný bez placeholderů. Porovnání nerozlišuje velikost písmen, mezery ani podtržítka, takže art nr najde sloupec Art_Nr.

3 · Rámeček pojmenovaný podle sloupce

Pojmenujte rámeček v panelu Vrstvy (Layers) podle sloupce. Text uvnitř pak nehraje roli — vyplní se celý rámeček. Dobré pro uklizené šablony, kde má každý rámeček jméno tak jako tak.

4 · Celý rámeček označený << >>

Vyberte rámeček, klikněte v mřížce na sloupec a stiskněte << >>. Rámeček se označí jako placeholder sloupce a ukazuje <<Name>>, když je to textový rámeček s jedinou hodnotou; obrázkový nebo QR rámeček dostane jméno <<@Photo>> (se zavináčem). Rámeček se přejmenuje i v panelu Vrstvy, takže je vidět, co je připravené.

Obrázkový rámeček při označení zůstane obrázkovým — na nic se nepřevádí. Značkou je jeho štítek a jméno v panelu Vrstvy, <<@Photo>>, a víc panel k jeho nalezení nepotřebuje.

7 · Vkládání hodnot

Pět způsobů, jak dostat data do dokumentu, od jedné buňky po celou stránku cenovek.

Placeholder, ne hodnota

Dvě věci vypadají podobně, a přitom nejsou stejné. Vložení (Place) zapíše hodnotu jednoho řádku do dokumentu a propojí ji. Zápis placeholderu připraví místo, kterým pak může projít každý řádek. Dvojklik — na řádek v záložce Placeholders, na záhlaví sloupce v záložce Data nebo na kteroukoli buňku sloupce — zapíše placeholder a řádek či buňka zezelená na znamení, že šablona to místo má. Hodnotu vložíte tlačítkem Place.

Jedna hodnota na místo kurzoru

1. Klikněte do textu tam, kam má hodnota přijít.
2. Klikněte na buňku v mřížce.
3. Stiskněte Place.

Text se zapíše a propojí a buňka zezelená.

Celý záznam do rámečku

1. Vyberte rámeček, několik rámečků nebo skupinu.
2. Klikněte na libovolnou buňku řádku, který chcete.
3. Stiskněte Place.

Každý placeholder uvnitř se vyplní z toho řádku a prohledají se všechny čtyři způsoby označení. Panel pak řekne, v kolika rámečcích text přetéká.

Obrázek nebo QR kód

Vyberte rámeček, klikněte na buňku obrázkového nebo QR sloupce a stiskněte Place. Rámeček, který jste označili jako placeholder, se na obrázkový převede sám; obrázkový být nemusí předem.

Několik míst najednou

Stránka cenovek vyplněná jedním tahem:

1. Vyberte všechna místa — rámečky nebo skupiny, v libovolném pořadí.
2. Klikněte na řádek, od kterého se má začít.
3. ⋯ › Fill Selected Frames From This Row…

Místa se vyplní po sobě jdoucími řádky v pořadí čtení: stránku po stránce, shora dolů, zleva doprava. Panel řekne, kolik míst a kolik řádků se chystá použít, a počká na vaše ano. Nic se nemusí pojmenovávat ani připravovat.

8 · Barvy a stavy

Mřížka je hlášení. Pět barev a víte, na čem jste.

• Zelená — v souladu. V dokumentu je přesně to, co říká soubor.
• Červená — změněno v datovém souboru. Někdo upravil tabulku; dokument je pozadu.
• Oranžová — upraveno v InDesignu. Text v dokumentu už neodpovídá tomu, co bylo vloženo. Obvykle ruční oprava na stránce.
• Fialová — řádek zmizel. V dokumentu je vložený, v souboru už ne.
• Šedá — nevloženo. Hodnota je v souboru, ale nikde v dokumentu.
• Žlutý okraj — zamčeno. Update toto pole nechá být.

Řádky, které jsou vložené, ale v souboru chybí, jsou v seznamu první, ne zahrabané na konci — právě ony vás v tisku ztrapní.

Jedna buňka

Klikněte na buňku a řádek pod mřížkou ji rozepíše: sloupec a klíč, co říká soubor, co je v dokumentu a stav slovy. Když je hodnota vložená na víc místech, řekne kolikrát.

Jak najít, na čem záleží

Vybraná buňka si ponechá svou barvu a dostane kolem sebe fialovou čáru, takže ji poznáte, ať je v jakémkoli stavu.

9 · Udržování v souladu

Update, zámky, odpojení a co dělat, když se změní klíč.

Update a Update All

• Update přepíše vybrané buňky podle datového souboru.
• Update All přepíše všechno, co není v souladu, jako jeden krok zpět. Nejdřív se zeptá, pokud to v Settings nevypnete.

Obojí zachová znakový styl pole a obojí nechá zamčená pole být. Update navíc nejdřív projde dokument a najde čerstvě zkopírované rámečky, aby se aktualizovaly s originálem (viz Nastavení).

Zamčení pole

Pravé tlačítko na buňce › Lock (never update this). Buňka dostane žlutý okraj a Update ani Update All na ni nesáhne. Použijte to pro tu jednu cenu, kterou chce klient napsat jinak, aby ji automatická aktualizace nevrátila. Odemknete ji stejně.

Odpojení

Pravé tlačítko na buňce › Unlink (keep the text) zruší propojení, ale text v dokumentu nechá. Unlink the whole row to udělá pro každé pole záznamu. Použijte to, když je stránka hotová a už nemá sledovat data.

Když se v souboru změní klíč

Když se změní číslo artiklu, starý řádek zmizí (fialová) a objeví se nový. Panel pozná, že nový řádek nese stejné hodnoty jako ztracený, a nabídne Relink: pole v dokumentu se převedou na nový klíč a všechno zůstane na svém místě.

Jak často se dívá

Standardně každých deset sekund; interval je v Settings a automatickou kontrolu jde úplně vypnout. ↻ zkontroluje hned. Excel zapisuje na disk až při uložení, takže panel změnu uvidí, až kolega stiskne Uložit — stavový řádek ukazuje, kdy byl soubor naposledy uložen, takže víte, jestli se díváte na čerstvá data.

10 · Field Mapping

Jeden řádek na každý sloupec tabulky. Tady říkáte, co který sloupec je a jak má vypadat.

Otevřete ho tlačítkem Map nebo ⋯ › Field Mapping…

Presety: soubor na příští týden nastavený jedním kliknutím

Leták se vrací každý týden: stejné sloupce, nový soubor a stejná půlhodina nastavování, který sloupec je obrázek, jaký je formát ceny, kde jsou fotky a jaký styl patří na název. Save as… to všechno uloží pod jménem a příští týden to Apply udělá znovu.

Sloupce se párují podle názvu, bez ohledu na velikost písmen, mezery, podtržítka a diakritiku — preset vytvořený na nazev tedy v dalším souboru najde Název. Sloupec, o kterém preset nic neříká, zůstane přesně tak, jak je, takže preset z užšího souboru jde použít na širší, aniž by smazal nové sloupce. Řádek pod tlačítky pak řekne, co se stalo: kolik sloupců se nastavilo, které sloupce presetu tenhle soubor nemá a které vaše zůstaly beze změny.

Pod tabulkou

11 · Formáty

V tabulce je 1299.9. V letáku 1 299,90 Kč. Rozdíl mezi nimi je profil formátu.

Nastavení formátu sloupce

Pravé tlačítko na libovolné buňce sloupce › Format of the column… Objeví se seznam profilů s živou ukázkou právě té hodnoty před a po. Vyberte jeden, stiskněte OK a každá hodnota sloupce se jím bude řídit — v mřížce, při vkládání i ve sloučeném dokumentu.

Stejná nabídka pod pravým tlačítkem přepíná sloupec mezi textem a cestami k obrázkům, takže tabulku, kterou vidíte poprvé, nastavíte celou přímo z mřížky.

Co umí profil

Dva profily pro slevu jsou připravené: 49 % s mezerou a 49% bez ní. Nové profily vytvoříte v Settings › Formats, kde testovací hodnota nahoře ukazuje, co který dělá.

12 · Obrázky

V tabulce je kód; soubor najde panel.

Jak se obrázek hledá

Pořadí je pevné a vyhrává první soubor, který existuje:

1. Vzor sloupce ({Code}, foto_{value}, klidně i {Code}_{Barva}) v každé složce, v pořadí, v jakém jsou složky zapsané, s každou příponou postupně.
2. Totéž s holou hodnotou buňky.
3. Když už název příponu má (kava.png), žádné další se nepřidávají.
4. Celá cesta v buňce (D:\fotky\kava.tif) se použije tak, jak je.

Název složený z dat se zkouší i bez znaků, které na Windows v názvu souboru být nesmí — * ? " < > | : — a tahle varianta jako první. Produkt SADA KLÍČŮ* (s hvězdičkou poznámky) se hledá jako SADA KLÍČŮ.jpg. Když je buňka obrázkového sloupce prázdná a název tvoří vzor, mřížka ukazuje název, který se bude hledat, takže na první pohled vidíte, co panel čeká.

Příklad

Složky F:\foto\hlavni a F:\foto\zaloha, přípony jpg, png, tif, vzor {Code} a řádek má Code 1001. Panel zkouší:

F:\foto\hlavni\1001.jpg
F:\foto\hlavni\1001.png
F:\foto\hlavni\1001.tif
F:\foto\zaloha\1001.jpg
...

Podmínky

Co se stane, když obrázek chybí

Rámeček zůstane prázdný a záznam se objeví v hlášení ze sloučení (Images not found: 2 (e.g. 1004 · Photo)). Sloučený záznam si nikdy neponechá obrázek, který byl náhodou v šabloně. S volbou Remove frames that get nothing v okně Create Merged Document se prázdný rámeček rovnou odstraní. V dokumentu, na kterém pracujete, rozhoduje Settings, jestli chybějící obrázek rámeček vyprázdní, nebo nechá, co v něm je.

Umístění obrázku v rámečku

Settings › Images určuje, jak obrázek v rámečku sedí — přizpůsobit proporcionálně, vyplnit rámeček, přizpůsobit rámeček obrázku, nebo nic — a jestli se vycentruje. Rámeček označený jako placeholder si ponechá vlastní volby přizpůsobení.

13 · QR kódy

Kód kreslí panel sám, vektorově, barvou z vašeho dokumentu. Žádný generátor, žádný web, žádné RGB.

QR sloupec se chová přesně jako obrázkový — označíte rámeček a Place, Preview i Create Merged Document ho vyplní — jen obrázek nemusí existovat. Vytvoří se z hodnoty v buňce.

Nastavení

1. Map › nastavte sloupci Type na QR code.
2. Klikněte na barvu vedle. Zobrazí se vzorníky dokumentu i s barvou samotnou, hodnotami barev a značkou přímé barvy. Po výběru řádek tu barvu ukazuje.
3. Stiskněte Content… a řekněte, co má kód obsahovat (níže).
4. V dokumentu vyberte rámeček, klikněte v mřížce na sloupec a stiskněte << >>.

Proč PDF a proč na tom záleží

Každý kód se zapíše jako malé vektorové PDF do složky _zaflo_qr vedle datového souboru a toto PDF se umístí do rámečku. Je to záměr:

• CMYK, ne RGB. SVG by mohlo být jen RGB, a to do tiskové zakázky nepatří.
• Přímá barva zůstane přímou. Vyberte vzorník Pantone a PDF ponese skutečnou separaci; InDesign tu barvu přidá do dokumentu a na výtažku vyjde jako jedna barva.
• Vektory. Ostré v jakékoli velikosti, žádné starosti s rozlišením.
• Vytvořené jednou. Název souboru se skládá z textu a barvy, takže stejný kód v tisíci záznamech se nakreslí jednou a umístí tisíckrát.

Co může kód obsahovat

Content… nabízí stejné druhy jako vestavěný generátor QR kódů v InDesignu. Když necháte pole prázdné, použije se hodnota buňky.

Kombinace sloupců — {Sloupec}

Právě tohle to dělá užitečným. Každé pole obsahu může vzít hodnotu z jiného sloupce téhož řádku, zapsanou ve složených závorkách:

Hotové příklady

Jak velký musí být rámeček

Čím víc textu, tím víc modulů, a čím víc modulů, tím menší je každý v tomtéž rámečku. Okno velikost ukazuje během psaní (37 × 37 modules). Orientačně pro tisk při běžné čtecí vzdálenosti:

Když je rámeček malý, zkraťte odkaz — přesměrování je lepší než nečitelný kód. Každý kód se kreslí s klidovou zónou, kterou norma vyžaduje (čtyři moduly volného místa kolem dokola), takže rámeček neořezávejte natěsno a nedávejte k němu linku.

Kam se soubory ukládají

Do složky _zaflo_qr vedle datového souboru, jedno PDF na každý jedinečný text a barvu, pojmenované po obojím. Složku můžete kdykoli smazat — kódy se vytvoří znovu, až budou potřeba. Při předání dokumentu ji přibalte k zakázce jako každý jiný propojený soubor, nebo dokument zabalte (Package) a InDesign je posbírá sám.

14 · Pole s podmínkou

Nálepka se slevou jen tam, kde je sleva.

Jakýkoli rámeček může dostat podmínku. Když ji záznam nesplní, rámeček se ze sloučeného dokumentu odstraní — a v náhledu z kopie, takže šablona zůstane celá.

Nastavení

1. Vyberte v dokumentu rámeček (nebo několik).
2. Pravým tlačítkem klikněte na buňku sloupce, který má rozhodovat, a zvolte Show the selected frames only when … — ten sloupec už bude vyplněný. (Totéž je v ⋯ › Show Only When…)
3. Vyberte test a stiskněte OK.

Okno hned řekne, jak by dopadl první řádek — rámeček zůstane, nebo rámeček zmizí. Always show podmínku zase zruší.

Příklady

• Nálepka „NOVINKA": Poznamka is novinka.
• Procentní odznak jen u zlevněného zboží: Sleva is not empty.
• Stuha „velké balení": Hmotnost is more than 900.
• Druhá fotka jen tam, kde nějaká je: Foto2 is not empty.

Podmínka je uložená na samotném rámečku, takže se přenese s jeho kopií a při sloučení se vyhodnotí znovu pro každý záznam. Podmínky vypisuje ⋯ › Check the Template…

15 · Styly pro placeholdery

Šablona slepená za deset minut má všechno v základním stylu. Jeden příkaz to napraví.

⋯ › Styles for the Placeholders… projde dokument a:

• každému odstavci s <<Placeholderem>> dá odstavcový styl pojmenovaný po tom placeholderu,
• každému označenému rámečku dá objektový styl se stejným jménem.

Ze tří placeholderů — <<Code>>, <<Name>>, <<Price>> — tak máte styly Code, Name a Price rovnou přiřazené. Nastavte cenu jednou v panelu Odstavcové styly a každá cena v každém záznamu se přizpůsobí, protože sloučený dokument styly zachovává.

Jaký druh stylu dostanete

Záleží na tom, co je v textu doopravdy. Cenovka bývá jeden odstavec se zalomeními řádků (Shift+Enter), ne tři odstavce — a jeden odstavec může nést jen jeden odstavcový styl.

Chcete-li odstavcové styly všude, postavte cenovku se skutečnými konci odstavců místo zalomení řádků a mezery nastavte přes Mezeru před ve stylu.

Funguje i na vyplněném dokumentu

V šabloně se styly jmenují podle placeholderů. V dokumentu, který už je vyplněný — sloučeném, nebo stránce vložené ručně — placeholdery nezbyly, takže se styly jmenují podle sloupce, ze kterého hodnota přišla. Tak či tak máte styl na každé pole a příkaz jde spustit i na sloučeném dokumentu dodatečně.

Jeden odstavec dostane jeden styl. Když se o odstavec dělí dvě hodnoty (<<Price>> za <<Unit>>), styl se jmenuje podle té, která se tam našla poslední.

Na co nesáhne

Mění se jen místa, která mají pořád základní styl — [Basic Paragraph], [Basic Text Frame], [None] a jejich obdoby v lokalizovaném InDesignu, tedy ty v hranatých závorkách. Cokoli, co jste už nastylovali sami, zůstane přesně tak, jak je, a hlášení řekne, kolik míst panel nechal být.

Styl se správným jménem, který už existuje, se použije, ne zdvojí. Styly si tedy můžete připravit předem, pojmenovat je podle placeholderů, a tenhle příkaz je jen přiřadí.

Potom nic nevypadá jinak

Styl je jen jméno pro to, co už tam je. Když panel vytvoří nový styl, naplní ho vzhledem právě toho textu nebo rámečku, pro který ho vytvořil, a přiřadí ho bez rušení lokálního formátování. Nový objektový styl vznikne se všemi kategoriemi vypnutými, protože čerstvý objektový styl má v InDesignu černou vlasovou linku a obtáhl by každý obrázek, na který by sáhl.

Styl, který už existuje, se použije tak, jak je, a nikdy se nepřepisuje — styly si tedy můžete nastavit předem, pojmenovat je podle sloupců, a panel je jen přiřadí.

Automaticky

Settings › Styles › Give every placeholder a style of its own. Když je zapnuté, styl se vytvoří a přiřadí ve chvíli, kdy vznikne placeholder. Pole Name in front of the styles přidá předponu — napište tam ZAFLO  a dostanete ZAFLO Price místo Price, takže styly panelu se nepletou s vašimi. Create Merged Document dělá totéž při stavbě sloučeného dokumentu, takže to, co vyjde, je už nastylované.

16 · Náhled

Podívejte se na záznam ve skutečné šabloně dřív, než se cokoli vytvoří.

Zaškrtněte Preview a stránka ukáže řádek, na kterém jste — skutečný text, skutečné obrázky, skutečné QR kódy, styly sloupců — přesně na místě šablony. Nic dalšího se nepřidá: jeden záznam, na stránce, na kterou se díváte. Šipky přepínají záznamy. Odškrtněte ho a šablona je zpátky, nedotčená.

Do šablony se nikdy nezapisuje. Po dobu náhledu je schovaná a to, co vidíte, je její kopie položená přes ni a vyplněná záznamem. Vypnutí náhledu kopii odstraní. Není tedy co vracet a nic nemůže zůstat napůl vrácené, ať záznamy přepínáte jakkoli rychle. Nic, co se takhle ukáže, není propojené s daty: náhled je pohled, ne vložení.

Chcete-li vidět, jak bude víc záznamů sedět na jedné stránce — mřížku, mezery, kolik se jich vejde — otevřete Create Merged Document. Rozvržení se kreslí na aktivní stránku, dokud je to okno otevřené, ve skutečné velikosti, a řídí se nastavením, jak ho měníte. Viz 17 · Sloučené dokumenty.

• Nic se nepropojuje a nic se neukládá — náhled je jen pohled.
• Rámečky, které už obsahují skutečná data, zůstanou, jak jsou, takže napůl hotová stránka se nerozhází.
• Rámeček s podmínkou se z kopie vynechá u záznamů, ke kterým nepatří.
• Obrázky a QR kódy se ukážou ve svých rámečcích a rámeček, který nemá co ukázat, zmizí, když je v Create Merged Document zapnuté Remove frames that get nothing.

17 · Sloučené dokumenty

Celý běh: jeden záznam na stránku, nebo jejich mřížka, rozložená na skutečné stránce, zatímco ji nastavujete.

Rozvržení na stránce

V okně žádná miniatura není. Zaškrtněte Preview on the page — vlevo v řadě tlačítek, na úrovni Cancel a Create — a záznamy se rozloží na stránku, na kterou jste se dívali: skutečnou stránku, ve skutečné velikosti, se skutečnými okraji, mezerami a pořadím, takže posuzujete samotnou zakázku, ne její kresbu. Změňte číslo a o chvilku později se rozvržení postaví znovu; řádek pod nastavením rozvržení říká, kolik záznamů se vejde na stránku a kolik stránek z toho bude.

Zaškrtnutí je při každém otevření okna vypnuté. Rozložit stránku je v dokumentu skutečná práce a dělat ji při každém stisku klávesy by znamenalo, že InDesign překresluje stránku, zatímco ještě píšete číslo.

Mezery jsou v milimetrech a berou desetinná čísla — 2,15 i 2.99, s čárkou nebo s tečkou, podle toho, co vám dá klávesnice.

Šablona je schovaná jen po dobu náhledu. Odškrtněte ho, nebo stiskněte Create či Cancel, a stránka se vrátí přesně tak, jak byla — nic takhle rozloženého se do dokumentu nezapíše ani nepropojí s daty.

Sloučený dokument je šablona

Sloučený dokument vzniká jako kopie souboru šablony — ne jako nový dokument, do kterého se vloží vaše stránky. Vzorové stránky, odstavcové, znakové a objektové styly, vzorníky, vrstvy, velikost stránky, okraje, spadávka i informační plocha, vodítka: všechno je tam, jak to bylo. Každá stránka, kterou sloučení přidá, je kopie stránky šablony se sundaným obsahem, takže stránka 7 má stejnou vzorovou stránku, stejné okraje a stejná vodítka jako stránka 1.

Které záznamy

Jeden záznam na stránku

Každá stránka šablony se opakuje pro každý záznam, stejně jako to dělá vestavěný Data Merge: první záznam vyplní všechny stránky šablony, další záznam další sadu a tak dál. Placeholdery mohou být na kterékoli stránce. Šablona s <<ID>> a <<Název>> na stránce 1 a <<Cena>> a <<Sleva>> na stránce 2 udělá ze dvou záznamů čtyři stránky: 1–2 pro první záznam, 3–4 pro druhý. Okno ukazuje, kolik stránek šablona má a kolik jich slučování udělá. Nic dalšího se nenastavuje.

Víc záznamů na stránku

Všechno na první stránce se bere jako jeden blok a opakuje se v mřížce. Potřebuje to jednostránkovou šablonu: se dvěma a více stránkami to okno řekne červeně a dokument nevytvoří — zvolte místo toho jeden záznam na stránku (vestavěný Data Merge má stejné pravidlo).

Zbytek okna

Během běhu

Od chvíle, kdy stisknete Create, ustoupí seznam v panelu ukazateli průběhu: procenta a co se právě děje — kopie šablony, přidávání stránek, rozkládání záznamů, vyplňování záznamu 20 ze 45, ukládání, export PDF. Až ukazatel zmizí, otevře se hlášení; do té doby InDesign ještě pracuje, tak ho nechte.

Hlášení na konci

Když je hotovo, panel řekne, kolik záznamů se sloučilo, kolik dokumentů a PDF se zapsalo, kolik záznamů se vešlo na stránku, které názvy placeholderů neodpovídaly žádnému sloupci, které obrázky se nenašly a které snippety chyběly. Přečtěte si ho — je to rozdíl mezi tím, všimnout si problému teď, a všimnout si ho v tisku.

18 · Rozvržení pro každý záznam

Jedna velká cenovka, tři malé, jedna na šířku — všechno v jednom běhu.

Záznam si může přinést vlastní rozvržení. Každou variantu postavíte jednou, uložíte jako snippet InDesignu a sloupec v tabulce řekne, kterou který záznam použije.

Nastavení

1. Postavte v InDesignu jednu variantu i s jejími placeholdery.
2. Vyberte ji a zvolte File › Export › InDesign Snippet (Soubor › Exportovat › Úryvek InDesignu). Soubor pojmenujte podle hodnoty, kterou napíšete do tabulky: velka.idms, mala.idms.
3. Přidejte do tabulky sloupec — třeba Layout — s hodnotou velka nebo mala u každého záznamu.
4. Map › Different layout per record: nastavte Column deciding the layout na Layout a Folder with the snippets na složku se soubory .idms.
5. Slučujte jako obvykle, s Multiple records per page.

Co panel udělá

• Každý záznam dostane snippet, který jeho buňka jmenuje, umístí se do svého místa a vyplní z řádku — placeholdery, obrázky, QR kódy i podmínky fungují i uvnitř snippetu.
• Každé použité rozvržení se nejdřív změří a místo v mřížce se udělá tak velké jako největší z nich, takže velký záznam nezasáhne do sousedního.
• Záznam s prázdnou buňkou použije Snippet for an empty cell, a když není nastavený, šablonu na první stránce.
• Když šablonu nepoužije žádný záznam, odstraní se ze stránky, místo aby ležela pod záznamy.
• Snippet, který se nenajde, je jmenovaný v hlášení.

Bez nastaveného sloupce rozvržení funguje všechno přesně jako předtím — jedna šablona pro každý záznam.

19 · Přehledy a kontroly

Čtyři seznamy, které odpovídají na otázky, které opravdu máte.

Co dělá Run Diagnostics

Hodnota zůstává propojená přes kotvu v textu a ta jde udělat čtyřmi způsoby — zdroj hypertextového odkazu, XML element, poznámka nebo štítek na rámečku. Který z nich InDesign dovolí, není všude stejné: stejná verze odmítne zapsat XML atribut v jednom dokumentu a v dalším ho vezme. Místo hádání se panel zeptá dokumentu.

Proto potřebuje textový kurzor. Klikněte do textu, spusťte diagnostiku a ona tam zapíše dva znaky, vyzkouší na nich všechny čtyři způsoby, každý přečte zpátky, jestli odkaz jde znovu najít, a zase ho odstraní. První způsob, který obstál, pak panel používá, a hlášení vypíše všechny čtyři i s tím, jak dopadly. Oba znaky, odkazy i XML tag, který test vytvořil, se na konci odstraní — dokument zůstane, jaký byl.

20 · Nastavení

Všechno pod tlačítkem ⚙, popořadě.

21 · Co se ukládá do souboru

Pro zvědavé a pro každého, kdo panel testuje nebo vedle něj píše skript.

Všechno je uvnitř .indd. Žádný doprovodný soubor, žádná databáze. Otevřete dokument jinde a propojení tam pořád jsou.

zaflo.sources.v1

Datové zdroje: cesta, list, klíčové sloupce, mapování každého sloupce, formáty, pravidla obrázků, nastavení QR a snippetů.

zaflo.links.v1

Tabulka propojení: pro každou vloženou hodnotu krátké id a za ním zdroj, klíč řádku, sloupec a hodnota tak, jak byla zapsána, plus zámek. Položky jako item:247 spojují rámeček s jeho id — tak se pozná zkopírovaný rámeček.

zaflo.preview

Které kopie náhled na stránku položil a které objekty šablony schoval, aby vypnutí náhledu odstranilo a vrátilo přesně tyto.

zaflo.log

Posledních čtyřicet věcí, které panel udělal, s časem. Řádky se drží stranou, dokud panel nezapíše do dokumentu něco dalšího, a pak jdou s tím: zápis štítku je v InDesignu samostatný krok zpět a jedna věc, kterou jste udělali, má být jedno Ctrl+Z. Kopie na disku se zapisuje hned.

zaflo.field · zaflo.ph · zaflo.when

Štítky na rámečku: id hodnoty v něm vložené, sloupec, jehož je placeholderem, a podmínka, za které k záznamu patří.

Vložený kus textu má své id přímo v článku. Zkoušejí se čtyři způsoby v tomto pořadí a použije se první, který běžící InDesign přijme: zdroj hypertextového odkazu pojmenovaný ZAFLO:<id>, XML element, poznámka nebo štítek na rámečku. Záložní řada existuje proto, že poznámky a XML atributy nejdou zapsat z každé verze.

Soubor s logem

Tytéž řádky se zapisují do obyčejného textového souboru, který otevřete v jakémkoli editoru — i když panel sám přestal odpovídat, a právě tehdy má log cenu. Obsahuje každou akci, každé selhání a verzi panelu i InDesignu, na které běží. Tuhle kopii otevřete, když se něco pokazilo za oknem panelu, protože modální okno nemá kde zprávu ukázat.

Přesnou cestu najdete v ⋯ › About ZAFLO Data Merge a soubor ji uvádí i na svém prvním řádku. Drží nejnovějších 256 kB a starší řádky zahazuje.

Čtení skriptem

var d = app.activeDocument;
$.writeln(d.extractLabel("zaflo.log"));
$.writeln(d.extractLabel("zaflo.links.v1"));
$.writeln(d.extractLabel("zaflo.sources.v1"));

ExtendScript uvnitř doScript nemá JSON, takže chcete-li tabulku procházet, použijte eval("(" + label + ")").

Z čeho se skládá stav buňky

Porovnávají se tři věci: hodnota v datovém souboru teď, hodnota uložená v tabulce propojení při zápisu a text, který v dokumentu opravdu je. Všude stejné → zelená. Liší se soubor → červená. Liší se dokument → oranžová. Řádek ze souboru zmizel → fialová.

22 · Když něco nejde

Příznak, příčina, náprava.

23 · Použité pojmy

Pokud jste slučování dat nikdy nedělali, tohle jsou jediné pojmy, které potřebujete.